Mondial Assistance dématérialise ses factures

Depuis 2002, Mondial Assistance a développé une chaîne de numérisation et de traitement électronique des factures de ses prestataires permettant le rapprochement automatique des bons de commande et des factures correspondantes. Cette première approche de la dématérialisation a permis d’accélérer les traitements mais impose l’archivage des factures originales, leurs images scannées n’ayant pas valeur de preuve juridique ou fiscale. En effet, le concept de dématérialisation fiscale est encore jeune, et n’a été introduit qu’en 2004 dans la loi française.

En 2008, Mondial Assistance prévoit de traiter 950 000 factures provenant de 7 000 prestataires. Face à un tel volume, la Direction Prestataires et Achats de Mondial Assistance a lancé dès 2006 un projet visant à dématérialiser totalement les factures de ses principaux prestataires. Dans un premier temps, le projet se concentrera sur les 200 prestataires les plus importants qui représentent environ 50% du volume de factures à traiter. Aujourd’hui 40% des missions confiées par Mondial Assistance à ses prestataires du domaine automobile sont transmises automatiquement grâce à MIRA (Missionnement Informatisé du Réseau d’Assistance).

Un projet ambitieux

Le projet Mondial Assistance a plusieurs objectifs. Sur le plan opérationnel, il a pour ambition de :

• Supprimer les manipulations manuelles de documents papier,

• Réduire les erreurs liées au traitement OCR (Optical Character Recognition – Reconnaissance Optique de Caractères), en effet, un document sur 10 pose des problèmes de lecture,
• Réduire les délais de traitement des factures,
• Réduire le volume de factures non conformes (15% des factures présentent un contenu non conforme),
• Accompagner les prestataires dans la mise en oeuvre d’outils informatiques performants.

Ce projet a aussi pour objectif de réduire les coûts liés à la manipulation et à l’archivage des factures.
Enfin, ce nouveau processus doit être parfaitement conforme avec les directives de la DGI (Direction Générale des Impôts) et donner une valeur probante aux factures électroniques.

Un projet rentabilisé en 15 jours

En divisant par 3 le coût unitaire de traitement des factures, le projet de dématérialisation fiscale est rentabilisé avec seulement quelques milliers de factures équivalentes à 2 à 3 semaines d’activité moyenne.


Une mise en oeuvre simple pour Mondial Assistance comme pour ses prestataires

La dématérialisation fiscale ou facturation électronique se caractérise par l’absence de document papier. La facture peut être transmise de deux façons :
• Soit sous forme d’un fichier non structuré de type bureautique transmis par voie électronique et sécurisé par une signature électronique,

• Soit sous forme d’un fichier structuré transmis selon un protocole précis et dont l’intégrité et l’identité de l’émetteur et du récepteur sont certifiées par un tiers.

Mondial Assistance a choisi de travailler en partenariat avec la plate-forme de dématérialisation Clear’ Invoice développée par Accelya (www.accelya.fr) déjà opérationnelle avec certains de ses plus importants prestataires tant en France qu’à l’étranger. Pour autant, les prestataires de Mondial Assistance peuvent choisir librement leur plate-forme de dématérialisation. Celles-ci sont en effet le plus souvent connectées entre elles et offrent une parfaite interopérabilité. Accelya collabore aussi avec de nombreux éditeurs de logiciels de gestion afin de les aider à intégrer des modules de dématérialisation fiscale parfaitement conformes aux lois et directives en vigueur. Cette collaboration aide les prestataires de Mondial Assistance à mettre en oeuvre, à moindre coût, les outils informatiques nécessaires.


A propos de Mondial Assistance France :
24h/24 et 365 jours par an, Mondial Assistance France intervient partout dans le monde pour apporter à ses clients entreprises et particuliers, des solutions d’assistance et d’assurance sur-mesure dans les domaines de l’automobile, du voyage, des loisirs, de la mobilité, de l’habitat, de l’emploi, de la santé et des services aux personnes.

Mondial Assistance France appartient au groupe Mondial Assistance, leader international de l’assurance voyage et de l’assistance. Il anime un réseau de
400 000 prestataires et de 180 correspondants. 250 millions de personnes sont bénéficiaires de ses services, soit 4% de la population mondiale. Le groupe Mondial Assistance est membre de Allianz Group.
www.mondial-assistance.fr

A propos d’Accelya :

Spécialisée dans le traitement de données sensibles et de flux
dématérialisés depuis plus 30 ans, forte de 700 personnes dans le
monde, la société Accelya est un acteur majeur de la dématérialisation
des factures.

Accelya propose Clear’ Invoice, un service complet externalisé de
dématérialisation des factures qui permet de traiter l’ensemble des
factures fournisseurs, clients ou intragroupe. Le service s’adapte aux
formats requis par les différentes parties (format libre ou structuré),
permet d’associer les différents types de dématérialisation et de
prendre en charge les factures papier dans le cadre de projets globaux.

Afin d’optimiser les processus de l’entreprise et d’accroître sa
productivité, Clear’ Invoice inclut des modules de workflow, de
rapprochements et de gestion des litiges, ainsi que l’archivage à
valeur probante et des applications d’accès en ligne pour un accès
facilité aux informations.

Accelya aide les entreprises à déployer rapidement la
dématérialisation des factures à l’ensemble de leurs partenaires
commerciaux, et garantit la conformité réglementaire du service Clear’
Invoice au niveau international.

Plus d’informations sur : www.accelya.fr

Contact presse Accelya

NEODIALOGUE- 
Coralie Jolly / Stéphane Martin (01 45 19 01 30 / 90) –
cjolly@neodialogue.fr / smartin@neodialogue.fr