Sécurité et fiabilité : Direct Energie confie à Esker la gestion de ses factures fournisseurs

Dématérialisation – Factures fournisseurs – SaaS – SAP

Lyon, le 6 octobre 2014 — Direct Energie, troisième acteur français de l'électricité et du gaz né de la fusion entre Poweo et Direct Energie, a confié à Esker la dématérialisation de ses 7 500 factures fournisseurs annuelles afin de rationaliser son système informatique et sécuriser ses processus internes. Installée en moins de deux mois, la solution Cloud d'Esker entièrement intégrée à SAP permet à Direct Energie d'avoir une vision instantanée de l'ensemble de son flux de factures fournisseurs, de la saisie à l'archivage. Résultat : une division par 2 du temps de traitement des factures fournisseurs.

Evoluant dans un secteur d'activité particulièrement sensible, la fourniture d'électricité, Direct Energie a souhaité remettre à plat et rationnaliser l'ensemble de ses processus métiers suite à la fusion entre Poweo et Direct Energie. La hausse de son activité et donc du volume de documents comptables, a également entraîné une complexification de la gestion des factures fournisseurs en termes de traçabilité et de sécurisation des échanges.

Fort de ces deux constats, Direct Energie a fait appel à Esker en août 2013 pour mettre en place un projet de dématérialisation de ses 7 500 factures fournisseurs annuelles.

« La volonté de dématérialiser notre flux de factures fournisseurs est avant tout née de la nécessité de disposer de processus fiables et fluides. En effet, nos factures sont particulièrement sensibles et une mauvaise gestion des délais de paiement peut entraîner des répercussions importantes sur la trésorerie du groupe et la fourniture de l'énergie qui est le cœur de notre métier … explique Louis-Mathieu Perrin, Directeur Administratif et Financier de Direct Energie.

Une solution implémentée en moins de 2 mois grâce au Cloud

Initialement, les 7 500 factures fournisseurs reçues annuellement arrivaient au format papier pour être saisies puis remises dans un parapheur aux opérationnels pour validation. Une fois toutes les signatures recueillies, les factures étaient retournées au service comptabilité qui se chargeait de les envoyer en paiement puis de les archiver.

Désormais avec la solution Esker, la facture est numérisée et ses données sont capturées automatiquement. La personne en charge de la comptabilité fournisseurs valide les données reconnues qui sont ensuite intégrées dans SAP. Un workflow électronique de validation, élaboré en amont par des règles prédéfinies, est alors déclenché demandant aux opérationnels de donner leur bon à payer. Une fois la facture validée, le paiement est débloqué dans SAP et la facture, ainsi que le processus de validation associé, sont archivés.

« Grâce au SaaS, la solution Esker a pu être installée en moins de deux mois. Elle est aujourd'hui utilisée par plus d'une centaine de personnes au quotidien. Nous savons de manière très précise où et à quel stade de validation se trouvent nos factures et nous sommes également capables en quelques minutes de retrouver n'importe quelle facture archivée.… ajoute Louis-Mathieu Perrin.

Plus que quelques jours pour valider une facture

Parmi les bénéfices observés par Direct Energie, nous pouvons citer :

–  Un temps de traitement divisé par deux : entre la réception de la facture et sa validation il ne s'écoule désormais plus que quelques jours, là où auparavant 2 semaines étaient nécessaires.

–  L'amélioration de la traçabilité : les factures, et leur statut de validation, sont accessibles par tous sur la plateforme Esker. Grâce à l'archivage électronique, elles restent disponibles à tout moment pour consultation.

–  Une meilleure productivité : en gagnant du temps sur la saisie, les relances et la gestion des erreurs liées au traitement manuel, les comptables peuvent consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

–  L'amélioration de la relation fournisseur et de la trésorerie grâce à un meilleur respect des délais de paiement.

« En plus de la convivialité de l'outil, c'est surtout ses capacités de reporting qui nous ont séduits. Un e-mail est envoyé tous les jours au service comptabilité qui peut de ce fait suivre très précisément la liste des factures encore non approuvées. L'un des principaux avantages de cette solution est également d'avoir pu paramétrer de manière très fine le workflow de validation en fonction des centres de coût et du fournisseur … conclut Louis-Mathieu Perrin.

À propos de Direct Energie

Né de la fusion de Poweo et Direct Energie, le groupe Direct Energie est aujourd'hui le troisième acteur français de l'électricité et du gaz. Le groupe a déjà acquis et fidélisé plus d'1,1 million de clients sur le marché de masse (863 000 clients en électricité et 237 000 en gaz, résidentiels et professionnels). Direct Energie s'est également développé auprès des entreprises et des collectivités locales (plus de 100 000 points de livraison). Acteur intégré de l'énergie en France, Direct Energie intervient dans la production et la fourniture d'électricité, la fourniture de gaz, et les services énergétiques à ses clients. En 2013, le groupe a réalisé un chiffre d'affaires de plus de 760 millions d'euros et a livré 8,8TWh d'énergie.

Direct Energie fonde son succès depuis plus de dix ans sur son expertise technique, l'excellence de sa relation clients et sa capacité à innover. L'action Direct Energie est cotée en continu sur Euronext Paris, compartiment Alternext (ALDIR / FR0004191674).

À propos d'Esker

Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions d'automatisation des processus documentaires et de dématérialisation des documents de gestion. S'adressant à tous les acteurs de l'entreprise, ses solutions en nuage (Cloud Computing) permettent aux entreprises d'automatiser et de dématérialiser la réception, le traitement et l'envoi de leurs documents : factures fournisseurs, bons de commandes, factures clients, lettres de relances, bulletins de paie, courriers commerciaux et marketing, etc. Esker aide ainsi les entreprises à éliminer le papier et sa manipulation de leurs processus de gestion, tout en améliorant leur productivité, leurs cycles de gestion et leur impact environnemental.

Les solutions d'Esker sont utilisées par plus de 80 000 entreprises dans le monde telles que Adecco, EDF, Entremont, Flammarion, Manpower, Thomson Reuters, Samsung ou encore Whirlpool, ainsi que par des ETI.

Avec un chiffre d'affaires de 41,1 millions d'euros en 2013, Esker se positionne comme le 22ème éditeur de logiciels français et 3ème en région Rhône-Alpes selon le classement Truffle 100 France 2014. Esker se classe également au 5ème rang des champions du SaaS selon l'AFDEL avec une croissance de plus de 16 % de ses solutions Cloud en 2013, représentant plus de 61% du chiffre d'affaires du Groupe (89% en France).

Couvrant l'Amérique du Nord, l'Europe et l'Asie/Pacifique, Esker est un des éditeurs de logiciels français le plus présent à l'international avec 65 % de son chiffre d’affaires réalisé hors de France, dont 41 % aux Etats-Unis.

Esker est cotée sur NYSE Alternext à Paris (Code ISIN FR0000035818) et bénéficie du label d'entreprise innovante décerné par Oséo (N° A1209022V).

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