Les solutions hybrides, premier pas vers l?e-facturation, l’avis d’expert de Pitney Bowes Asterion

Les solutions hybrides, premier pas vers l’e-facturation
l’avis d’expert de Jacky Petiz de Pitney Bowes Asterion

Les factures papier ne seront probablement pas détrônées d’ici la fin de cette décennie. Les entreprises européennes ont donc tout intérêt à rechercher des solutions hybrides pour bénéficier des avantages immédiats de la numérisation et de l’extraction des données, et à étudier simultanément la mise en place de la migration vers un futur système d’e-facturation.
 
Plus de 30 milliards de factures papier sont produites chaque année en Europe[1], la moitié adressée aux consommateurs et l’autre moitié aux entreprises. Or, le coût du traitement d’une facture interentreprises est considérable : 19 € par facture[2] selon les calculs de l’analyse et 13 € pour les moyennes et grandes entreprises de plus de 100 employés selon de récentes études Pitney Bowes.

En améliorant l’efficacité du traitement de leurs factures, les grandes ou moyennes entreprises européennes de plus de 100 employés pourraient économiser 28 milliards d’euros par an, soit environ un tiers du budget annuel total de l’Union européenne ! Pour ce segment d’entreprises, qui ne constitue que 3 à 5 % du tissu économique tout en représentant, en moyenne 70 % du chiffre d’affaires du secteur privé européen, cette économie ne nécessite aucun investissement supplémentaire en matière d’infrastructure et ne requiert pas non plus des entreprises qu’elles prennent le contrôle de leur chaîne d’approvisionnement ou qu’elles imposent de nouvelles règles à leurs fournisseurs. Il s’agit d’un potentiel d’économies immédiates, sans conditions préalables.

De nombreux observateurs ont préconisé le passage intégral à l’e-facturation comme étant la solution pour améliorer l’efficacité du traitement des factures et réaliser des économies de 70 %, voire plus. En 2010, le volume des e-factures a franchi pour la première fois, la barre des 2 milliards parmi lesquelles 1,25 milliard de factures interentreprises. Cependant, les coûts supplémentaires liés à la fourniture des données et à l’inscription dans des réseaux d’e-facturation sont trop conséquents pour les millions de PME et TPE. En effet, un passage total à l’e-facturation ne peut être réalisé que lorsque les entreprises sont en mesure de l’intégrer (coûts inclus) à leur chaîne ‘Purchase to pay’ (achat/paiement/facturation/encaissement). C’est sans doute pourquoi l’e-facturation, malgré une croissance constante, ne concerne à l’heure actuelle que 10 % du volume total de factures européennes[3]. Les factures papier ne disparaitront donc pas tout de suite.

La solution consiste à segmenter l’implémentation de l’e-facturation (réception et envoi de factures électroniques et/ou papier) en plusieurs étapes, dans tout ou partie de la chaîne. Une des étapes indispensable étant la numérisation des factures papier et l’extraction des données dès leur réception, laquelle offre des possibilités de réduction des coûts allant jusqu’à 50%[4].

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