La facture électronique sera obligatoire en 2026, mais pour bien maîtriser cette transition, encore faut-il bien comprendre les notions qui y sont associés. Petit panorama des termes qu’il faut connaître pour adopter sereinement la facture électronique.
- AIFE : Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, qui gère notamment le Portail Public de Facturation (voir PPF) et qui est l’autorité compétente pour la facture électronique en France.
- B2B : Business to Business. Les relations commerciales qui concernent deux entreprises.
- B2C : Business to Consumers. Les relations commerciales entre une entreprise et ses clients.
- B2G : Business to Government. Les relations commerciales entre une entreprise et une administration publique.
- CII : Cross Industry Invoice, soit Facture Inter-industrie. Ce format, inventé par l’UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) est l’un de ceux retenu pour les factures électroniques structurées (voir EDI).
- EDI : Echanges de données informatisées. Comme la facture avec piste d’audit fiable (voir PAF) et la facture signée électroniquement, l’EDI fait partie des trois méthodes possibles pour la mise en place de la facture électronique. Dans les transactions EDI, les informations sont transférées directement d’une application informatique d’une organisation vers l’application informatique d’une autre, pour remplacer les échanges physiques de documents. L’EDI utilise différents formats structurés de données, comme CII, UBL, ou Edifact. Le format standard EDI utilisé doit être convenu entre les deux parties.
- EDIFACT ou UN/EDIFACT : un format structuré de facture électronique, qui répond aux exigences de la norme EN16931, mais qui n’a pas été retenue par la DGFIP pour la facture électronique EDI.
- E-invoicing : L’obligation d’utiliser la facturation électronique pour l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises (voir B2B) établies en France qui sont assujetties à la TVA, pour des opérations concernant la France. L’ e-invoicing est déjà obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration (voir B2G).
- E-reporting : L’obligation de transmission de données de transaction à l’administration, (par exemple, le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée,…) pour les opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers (voir B2C) et les transactions avec des opérateurs établies à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires …).
- Factur-X : un format de facture mixte, entre « PDF » et « EDI », qui comporte au sein d’un même fichier : une facture lisible sous format PDF, et des données de facture présentées sous forme de fichier structuré (voir XML) permettant une intégration dans les systèmes d’information. C’est l’un des formats retenus pour les factures électroniques structurées (voir EDI).
- FNFE : Forum national de la facture électronique, une association membre de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique, qui a pour mission de permettre la plus large concertation entre tous les acteurs publics et privés français dans le contexte du déploiement de la facture électronique et des marchés publics électroniques d’être force de proposition dans la définition des réglementations et politiques publiques.
- GLN : Global Location Number. Le Code GLN est une suite de 13 chiffres, qui correspondent à plusieurs informations d’une entreprise : nom, SIREN, localisation, adresse, téléphone, email, personnes de contact, données de facturation, etc.
- OD : Opérateur de dématérialisation, le prestataire qui prend à sa charge la production des originaux électroniques de la facture selon l’un des trois modes établis par le code Général des Impôts et dans l’un des formats établis par la réforme.
- PAF : Piste d’audit fiable. La facture électronique avec piste d’audit fiable fait partie, avec la facture signée électroniquement et l’EDI, des trois méthodes possibles pour la mise en place de la facture électronique. La piste d’audit fiable renvoie à l’obligation de pouvoir prouver la réalité de la facture électronique, en collectant et en archivant des documents, en format électronique ou papier, comme le devis, le bon de commande, le bon de livraison, un justificatif de paiement,…
- PDP : prestataire de dématérialisation partenaire, c’est-à-dire un prestataire, immatriculé par l’administration, qui offre des services de dématérialisation des factures, dont l’émission, la transmission, la réception, voire le changement de format de la facture électronique du fournisseur au client. Le PDP doit aussi extraire et transmettre des données à l’administration fiscale (voir e-reporting).
- PPF : Portail public de facturation, c’est-à-dire Chorus Pro, l’opérateur public offrant des services d’échange de factures, et concentrant les données de facturation et de ereporting pour l’administration fiscale.
- RGS : Référentiel général de sécurité, un recueil de règles et de bonnes pratiques en matière de sécurité des systèmes d’information. Il existe plusieurs niveaux : RGS*, RGS**, RGS***. Une signature électronique et un cachet serveur équivalant au moins au niveau deux étoiles du RGS permet ainsi de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de la facture électronique, sans piste d’audit fiable.
- UBL : Universal Business Language. Ce format est l’un de ceux retenu pour les factures électroniques structurées (voir EDI).
- XML : eXtensive Markup Language, un langage informatique permettant de structurer et de hiérarchiser des informations à transmettre. Le XML est à la base des formats des factures électroniques structurées (voir EDI).
Merci à Amélie Frézier, Responsable des partenaires stratégiques de Cecurity.com, et à Maître Pascal Agosti, Avocat associé au sein du Cabinet Caprioli et associés, pour leur relecture attentive.