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Facture électronique : comment se préparer ?
Alors que la réception de la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er juillet 2024, Vincent Barbey, directeur associé d’Ocentis, animateur du GT « bonnes pratiques » et vice-président du Forum national de la Facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE), détaille les procédures à mettre en place pour faciliter la transition vers la facturation électronique.
- Prendre en compte la situation de l’entreprise
« Tout d’abord, il n’y a pas de discours universel sur la bonne façon de se préparer à la facturation électronique. Chaque entreprise a son propre contexte, son propre système d’information, et ses propres pratiques de facturation entrante ou sortante (acompte, affacturage, facturation de tiers, etc…).
Entre un grand groupe qui a une importante direction des systèmes d’information, et une TPE/PME qui utilise parfois encore des fichiers Excel, la situation ne sera bien sûr pas du tout la même. L’écosystème de conseil (consultant, expert-comptable, opérateur de dématérialisation…) peut aider à faciliter cette transition, mais les dirigeants d’entreprise doivent se pencher sur le sujet et ne pas se déresponsabiliser. Le but : être maître de son destin et bien comprendre les impacts sur l’activité.
- Comprendre l’importance de la réforme
L’enjeu est considérable : si le système de facturation sortant d’une entreprise n’est pas conforme, les factures ne seront pas reçues par les clients, et risquent donc de ne pas être réglées (avec un impact trésorerie évident). De même des factures entrantes, mal reçues ou non validées, pourraient ne pas être payées, dégradant la relation fournisseur et la fluidité des opérations commerciales.
- Ne pas attendre
Le calendrier est progressif en émission selon la taille des entreprises (juillet 2024, janvier 2025, juillet 2026) mais en réception, il faudra pouvoir accepter les factures électroniques entrantes au sens « e-invoicing » dès le 1er juillet 2024, c’est une obligation. Attention cependant, certains grands donneurs d’ordre, pour harmoniser leurs processus entrants, pourraient demander à leurs fournisseurs du ‘e-invoicing’ avant les échéances légales. Les fournisseurs devront donc pouvoir répondre à cette demande, parfois au plus tôt. Dès lors, pour que tout soit fonctionnel à temps, commencer à travailler sur le sujet en 2022 parait pertinent.
- Constituer une task-force
La facturation électronique ne sera pas un long fleuve tranquille, ni un big bang. Mais avec le calendrier progressif, notamment entre les factures entrantes et sortantes, il y aura des flux mixtes dans les entreprises pendant plusieurs mois ou quelques années, ce qui entraînera forcément des perturbations et un besoin de formation important. Il faut prendre conscience que l’enjeu n’est pas que technique mais bien transverse sur les pratiques et processus (comptable, commercial, achat, système d’information, …).
Pour bien évaluer les problématiques et les besoins de la société, il convient de mettre en place une task-force réunissant toutes les personnes qui devront intervenir sur le sujet. C’est-à-dire non seulement le service comptable, mais aussi la direction des systèmes d’informations, le service commercial, la trésorerie, la direction achats…
Cette équipe pluridisciplinaire devra envisager les trois flux en fonction des référentiels clients et fournisseurs : l’e-invoicing, le cycle de vie de la facture, et l’e-reporting, qui comprend les activités BtoC (retail, marchands).
La première étape est de réaliser une sorte d’audit des clients (et des fournisseurs) : qui sont-ils ? Français ou étrangers ? Est-ce du BtoB ou du BtoC ? C’est un premier pas essentiel pour construire les bons flux. Il faut interroger les clients sur leurs besoins, leurs process, et se demander comment l’entreprise peut y répondre : « Comment recevoir une facture structurée ? Ou une Factur-X ? », par exemple. Pour être prêts à temps, l’important est d’envisager tous les cas de figure.
- Procéder à un état de lieux de l’existant
Un état des lieux du système d’information de l’entreprise s’impose pour voir si toutes les données structurées nécessaires à l’e-reporting et l’e-invoicing sont bien présentes. Là encore, se poser les bonnes questions est fondamental : le système de facturation clients est-il prêt pour générer toutes les données des factures électroniques, comme le format du socle Factur-X ? L’objet client est-il bon, précis, avec une correspondance dans l’annuaire central ? Tous les champs de données sont-ils présents ? Qu’en est-il du cycle de vie ?
Une entreprise ayant déjà des clients BtoG (c’est à dire autorité publique) et générant des échanges avec Chorus Pro, devra aussi être attentive aux potentiels impacts à venir sur les flux et l’usage de Chorus Pro.
Il faut identifier les bons référentiels, les applications en jeu, avec une cartographie des flux, des objets, et des données : une approche « Master Data Management » en somme. Même pour une petite entreprise c’est important. Pour une gestion conforme, il faut que toutes les données soient complètes, structurées, dans un prisme de la norme EN16931 et des spécifications externes de la réforme.
Ensuite, au niveau opérationnel, les interrogations sont nombreuses : pour le référentiel client, par exemple : fait-on confiance à l’annuaire centralisé des entreprises, ou préfère-t-on que les coordonnées de routage soient présentes dans le système ? Choisit-on de passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), ou directement via le PPF ? La stratégie de raccordement est importante en fonction des cas d’usages, comme nous le verrons ci-dessous.
- Une mise en œuvre par étapes
Après ces phases de cartographie et diagnostic, vient celle de la mise en œuvre. Si le logiciel de facturation clients ou de « Purchase to Pay » utilisé par l’entreprise est adapté en conformité et mis à jour par l’éditeur, avec des données complètes et structurées, c’est un grand pas en avant.
Mais il se peut que le logiciel de gestion soit étranger, et que la réforme de la facturation électronique ne soit donc pas la priorité de l’éditeur… Il faudra peut-être alors changer d’éditeur, ou au moins mettre en place des spécifiques ou des modules permettant une conformité à la norme et aussi des gains de productivité et de traitements. Le format Factur-X est bien entendu pour les PME / ETI un socle à privilégier, tant en réception qu’en émission.
Enfin, même si le système d’information est conforme à terme, il est important de ne pas négliger la formation en interne des équipes, la sensibilisation est cruciale pour faire face aux changements : comment gérer des litiges, comment gérer des flux mixtes pendant plusieurs mois, comment gérer les erreurs et rejets…
Se pose ensuite la question du raccordement : à quoi raccorde-t-on le logiciel interne ? A un opérateur de dématérialisation (OD) ? Au portail public de facturation (PPF) ? A une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ? La stratégie de raccordement est une question très importante, mais ne résout pas tout. Une plateforme de dématérialisation partenaire ne peut ainsi pas inventer les données si elles ne sont pas fournies par l’entreprise…
- Ne pas négliger la phase de tests
Ensuite le projet en lui-même peut être lancé, avec donc des adaptations techniques, de la formation, de la sensibilisation, de la refonte de processus et procédures mais aussi, et c’est une phase capitale, des tests, pour s’assurer que le système est fonctionnel, et notamment les flux avec les partenaires PDP ou PPF ou OD. Il faut vérifier que l’entreprise est en en mesure de gérer les problématiques qui seront celles de 2024 : des flux mixtes, des clients qui ne seront pas prêts, des formats différents… L’important est d’être agile, et d’envisager plusieurs scénarios, du meilleur au pire.
Puisque la facture est un des nerfs de la guerre pour une entreprise, les équipes vont devoir être formées pour gérer ces situations problématiques. Une cellule de crise peut être constituée les premiers mois pour s’entrainer à gérer ces situations et la relation avec les tiers.
La réforme nécessite une communication entre personnes pour bien qualifier le problème, le rejet, le litige et injecter dans les flux la réponse adéquate. L’interopérabilité totale, automatique, et parfaite (où tout est interprété avec précision) ne se fera pas en un jour. Encore une fois, il convient de « digitaliser la transaction mais d’humaniser la relation » !
- Respecter les fondamentaux de la facture
L’on ne peut pas l’oublier : les bonnes pratiques fiscales existent aujourd’hui, et ce sera toujours le cas avec la facturation électronique, par exemple la piste d’audit fiable avec des contrôles permanents et documentés. La réforme 2024 n’annule pas les sous-jacents et les règles fiscales à respecter depuis la transposition de la directive 2010/45/UE.
Pour conclure, il n’y pas de réponse toute faite ou de mode d’emploi général pour la mise en conformité de la réforme 2024. Cela relève du cas par cas, selon la situation et les besoins de chaque entreprise. Mais une chose est certaine : la réforme doit se préparer dès aujourd’hui, pour ne pas être pris au dépourvu dans les prochains mois. Il faut se poser les bonnes questions et envisager différents scénarios pour maîtriser cette transition.
Et puisque je m’adresse à la Fédération des Tiers de confiance du numérique, le projet doit bien sûr prendre en compte la conformité, surtout dans un domaine comme la facturation qui impacte l’activité commerciale de l’entreprise. Il ne faut également pas négliger la sécurité des flux de data. Le raccordement doit être sécurisé, que ce soit au portail public de facturation ou à une plateforme de dématérialisation partenaire : c’est une question essentielle de confiance et d’intégrité numérique ».
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