Eric Caprioli : « Les documents électroniques sont soumis à des obligations plus strictes »

Après avoir évoqué la naissance de l’archivage, son évolution et ses perspectives avec Clément Lefébure, responsable Pôle Numérique de Novarchive, puis avoir dialogué avec Jean-François Bauvin, directeur général de l’Adec sur la digitalisation au sein des professions réglementées, Eric Caprioli, avocat spécialiste en droit des nouvelles technologies, de l’informatique, de la communication, et en droit de la propriété intellectuelle, répond à nos questions sur le cadre législatif de l’archive électronique. 

 

Une archive électronique a-t-elle la même valeur qu’un document physique ?

Avant tout, il est important de noter qu’il existe un principe de non-discrimination médiatique issu du règlement eIDAS (article 46 : « L’effet juridique et la recevabilité d’un document électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que ce document se présente sous une forme électronique ») et des textes de la CNUDCI qui impose de ne pas faire en principe de différences entre support papier ou électronique si le document est le même. En revanche, un document peut avoir une valeur juridique différente selon qu’il s’agisse d’une copie ou d’un original. Un original (qu’il soit papier ou électronique) a plus de valeur qu’une copie (qu’elle soit papier ou électronique) si cette copie n’est pas fiable. En revanche, si la copie est fiable conformément au décret du 5 décembre 2015, elle a la même valeur que l’original.

 

Les obligations légales sont-elles les mêmes pour l’archivage papier et l’archivage électronique ?

Souvent les exigences de conservation ne sont pas liées au support mais aux droits qu’il contient. Dès lors, ce qui est attendu est de pouvoir rapporter la preuve de l’existence d’un droit à un instant donné, peu importe le support (et par là les règles entourant ces supports). Toutefois, les textes imposent souvent aux documents électroniques des obligations plus strictes. Ainsi, l’article 1366 du Code civil attend que l’intégrité de l’écrit électronique soit conservée dans le temps, ce qui n’est pas expressément dit dans la loi pour un écrit papier. Il en va de même en matière de stockage de la facture électronique ou d’autres typologies de documents.

L’archivage d’un document électronique est équivalent à un archivage papier en principe mais certains documents sont plus égaux que d’autres, pour paraphraser Coluche.

 

La notion de « valeur probante » oblige-t-elle à privilégier l’archivage physique ?

 Non. La notion de valeur probante impose de privilégier un archivage fiable, qu’importe qu’il soit physique ou électronique. L’important est de démontrer la lisibilité, la pérennité et l’intégrité du document qui pourra être utilisé plus tard en justice (ou devant une administration).

 

Des dispositifs techniques type coffre-fort électronique ou Service d’Archivage Electronique (SAE) sont-ils obligatoires pour l’archivage électronique ?

 Le Droit n’a pas de parti pris technique, il est neutre vis-à-vis des technologies. C’est ce qui découle du principe de non-discrimination technologique. Tout dispositif peut être utilisé dès le moment où il permet de rapporter la preuve du contenu d’un document. Certains textes faisaient expressément référence à des normes Z 42-013 (notamment pour les archives électroniques en droit public) mais ces textes ont été abrogés. Le CFE n’est obligatoire que si un texte y fait expressément référence (directement ou indirectement par le biais d’une norme).

 

Les procès pour contestation de l’authenticité d’une archive électronique sont-ils fréquents ?

Non, pas directement. Les questions actuelles des juges ont trait à la valeur probante d’une signature ou d’un écrit électronique. Il y a très peu de dénégations de signature (c’est-à-dire de contestation de l’authenticité de la signature et par là de l’écrit). Toutefois, les Juges intègrent progressivement dans leur raisonnement les questions relatives à l’archivage électronique comme nous le constatons dans les prétoires. L’acculturation dans le domaine est certaine.

              

Archivage électronique et RGPD sont-ils antinomiques ?

 Non. Les traitements de données à caractère personnel s’articulent entre autres sur le principe de finalité. Or, le fait de conserver dans le temps un document (contrat…) contenant des données à caractère personnel à des fins probatoires constitue une finalité « légale » au sens du RGPD. Toutefois, il arrive que la question de la conservation des documents pose problème, mais en principe, si le délai se fonde sur un règlement de conservation ou de prescription légale, elle servira de justificatif. N’opposons pas ce qui n’a pas lieu de l’être.

 

Une évolution législative est-elle prévue en ce qui concerne l’archivage électronique ?

 A ma connaissance, pas d’évolution législative nationale. Mais on notera des initiatives normatives (pour le Long Term Preservation – ETSI) et une refonte du Règlement eIDAS qui intègrerait expressément l’archivage des documents (et pas uniquement des signatures électroniques qualifiées) dans son périmètre est prévue.