Dématérialisation des factures clients : service gagnant pour Babolat grâce à Esker

Externalisation – Dématérialisation – Factures clients

Lyon, le 5 juin 2014 — Leader mondial des équipements de sports de raquettes depuis 1875, Babolat a choisi Esker pour externaliser et dématérialiser l'envoi de ses 100 000 factures clients annuelles. Grâce à la solution Esker, Babolat a réalisé un gain de temps d'une demi-journée par semaine au sein de son service Administration des Ventes (ADV). Après la France, Babolat va également déployer la solution Esker aux Etats-Unis puis en Europe avec pour objectif de faire passer ses clients à la dématérialisation totale des factures, à court terme aux Etats-Unis et à moyen terme en Europe.

Dotée de l'ERP Yourcegid Retail, Babolat a vu la volumétrie de ses factures clients augmenter considérablement, en raison de la croissance à deux chiffres de la société depuis plusieurs années. En France, le service ADV, composé de 4 personnes, était mobilisé jusqu'à 4 heures par jour pour assurer l'envoi de 5 à 10 000 factures clients mensuelles.

Babolat a donc souhaité optimiser ce processus pour :

• Libérer les équipes ADV de ces tâches à faible valeur ajoutée afin qu'elles se consacrent à leurs missions premières,
• Regrouper à la source dans un seul courrier les factures destinées à un même client,
• Disposer d'un archivage légal en ligne de toutes les factures sur 10 ans en lien avec un site BtoB pour ses clients.
• Proposer à ses clients de passer à la facturation électronique,

« Nous nous sommes retrouvés dans une situation de sous-effectif où notre service ADV devait, au-delà de leurs missions principales, traiter un important volume de factures clients journalier. Nous nous sommes rapidement orientés vers Esker, partenaire identifié de Cegid, dont certains clients nous ont donné des retours très positifs … indique Jean-Marc Zimmermann, DSI de Babolat.

Déployé en moins de 3 mois, la solution Esker récupère aujourd'hui automatiquement les factures générées par Yourcegid Retail durant la nuit, et les traite selon des opérations complètement automatisées (contrôle des frais de transport et ajout de traites, découpe des spools d'impression, regroupement de factures, rejet des factures à 0 €, contrôle préalable selon montant, ajout des conditions générales de vente en fonction de la langue du destinataire, archivage des factures vers les DOM-TOM…). Une fois ces opérations appliquées, les factures sont envoyées automatiquement, en fonction du choix des clients :

–       par courrier : elles sont alors imprimées, mises sous pli, affranchies et remises en poste au sein du centre de production d'Esker,
–       par e-mail avec signature électronique et archivage pendant 10 ans.

Les solutions Esker ont apporté de nombreux bénéfices à Babolat :

• Un gain de temps : le service ADV a gagné une demi-journée par semaine, tout ce qui se faisait à la main est aujourd'hui automatisé,
• Un archivage automatique légal : Babolat dispose aujourd'hui d'un archivage légal pendant 10 ans qui lui permet de mettre à disposition de ses clients leurs factures en ligne ; un véritable atout en termes de service clients,
• Une suppression des erreurs de mise sous pli : la solution Esker a permis d'éradiquer les erreurs qui survenaient parfois lorsqu'un tel volume de factures était traité à la main.
• Une réduction des coûts : des économies sont réalisées au niveau du matériel et des consommables. Le regroupement effectué à la source permet d'envoyer plusieurs factures à un même client dans un seul courrier,

« Notre métier est confronté à une saisonnalité avec un pic d'activité de janvier à mai, entraînant un doublement des factures durant cette période. A effectif constant, nous devions donc traiter manuellement jusqu'à 10 000  factures par mois en plus de notre travail d'administration des ventes. Les solutions Esker ont vraiment révolutionné notre quotidien … ajoute Mélanie Crespy, Customer Relationship Coordinator.

À propos de Babolat

Créée en 1875, à Lyon (France), Babolat est la plus ancienne entreprise internationale spécialisée dans le tennis. Babolat est aujourd'hui numéro 1* des ventes de raquettes aux Etats-Unis, au Japon et en Europe notamment. Entreprise patrimoniale française depuis 5 générations, Babolat est une marque innovante dans le secteur du tennis, qui offre à tous les amoureux du tennis l'équipement complet : raquettes, cordages, chaussures, balles, bagagerie, vêtements et accessoires. La marque équipe en cordages et raquettes de nombreux joueurs parmi lesquels Rafael Nadal (ESP), Jo-Wilfried Tsonga (FRA), Li Na (CHN), Samantha Stosur (AUS), Agnieska Radwanska (POL), Nadia Petrova (RUS), Alizé Cornet (FRA) (ces deux dernières jouent également en chaussures de tennis Babolat).

*  n°1 en valeur aux USA, en magasins spécialisés, TIA/SMS, Janvier- Décembre 2013 / Japon : Yano Reasearch Institute, année 2013 / Europe : SMS 2012

À propos d'Esker

Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions d'automatisation des processus documentaires et de dématérialisation des documents de gestion. S'adressant à tous les acteurs de l'entreprise, ses solutions en nuage (Cloud Computing) permettent aux entreprises d'automatiser et de dématérialiser la réception, le traitement et l'envoi de leurs documents : factures fournisseurs, bons de commandes, factures clients, lettres de relances, bulletins de paie, courriers commerciaux et marketing, etc. Esker aide ainsi les entreprises à éliminer le papier et sa manipulation de leurs processus de gestion, tout en améliorant leur productivité, leurs cycles de gestion et leur impact environnemental.

Les solutions d'Esker sont utilisées par plus de 80 000 entreprises dans le monde telles que Adecco, EDF, Entremont, Flammarion, Manpower, Thomson Reuters, Samsung ou encore Whirlpool, ainsi que par des ETI.

Avec un chiffre d'affaires de 41,1 millions d'euros en 2013, Esker se positionne comme le 22ème éditeur de logiciels français et 3ème en région Rhône-Alpes selon le classement Truffle 100 France 2014. Esker se classe également au 5ème rang des champions du SaaS selon l'AFDEL avec une croissance de plus de 16 % de ses solutions Cloud en 2013, représentant plus de 61% du chiffre d'affaires du Groupe (89% en France).

Couvrant l'Amérique du Nord, l'Europe et l'Asie/Pacifique, Esker est un des éditeurs de logiciels français le plus présent à l'international avec 65 % de son chiffre d’affaires réalisé hors de France, dont 41 % aux Etats-Unis.

Esker est cotée sur NYSE Alternext à Paris (Code ISIN FR0000035818) et bénéficie du label d'entreprise innovante décerné par Oséo (N° A1209022V).

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