Cédric Mermilliod : « La signature électronique va remplacer la signature manuscrite »

Même si elle se démocratise rapidement, la signature électronique et ses avantages restent méconnus du grand public. Sécurité, opportunités commerciales, gain écologique, augmentation de la productivité : Cédric Mermilliod, Directeur Général d’Oodrive, nous explique en détail pourquoi il est temps de ranger son stylo et de passer à la signature électronique.

Pourquoi opter pour une signature électronique ?

Il y a plusieurs avantages. Le plus évident c’est le gain de temps. On a souvent tendance à l’oublier, mais la signature électronique n’est que la petite partie d’un processus de dématérialisation. Au départ, ce processus prend du temps : il faut faire toute l’installation avec différents interlocuteurs, différents services, avec également une réorganisation qui peut déstabiliser humainement. Mais lorsque c’est mis en œuvre, le temps gagné est très important. Je viens de faire par exemple une signature chez un notaire : j’ai fait trois clics, ça m’a pris dix minutes. Avec une signature physique, en prenant en compte les déplacements, cela aurait duré trois heures.

La conséquence de ce gain de temps, c’est un gain de productivité. Je ne dis pas que le gain de temps est toujours nécessaire, mais dans ce cas, cela permet de se focaliser sur des tâches qui ont de la valeur, et donc de faire gagner l’entreprise en productivité. Je vais vous donner un exemple, l’un de nos clients est courtier en assurances. Il avait une équipe en Corse qui récupérait les documents, les vérifiait, puis les renvoyait. Une opération qui prenait du temps, pour une faible valeur ajoutée : il y avait un turn-over important, et des difficultés pour recruter.

Quand la dématérialisation a été évoquée, les salariés étaient tétanisés, pensant qu’ils allaient perdre leur travail. Ils ont en fait appris un autre métier : répondre aux clients, et les encourager à faire des arbitrages sur leurs contrats. Un travail plus intéressant qui leur a donné le sentiment d’avoir progressé, ce qui les motive à rester dans l’entreprise… C’est pour moi l’un des principaux intérêts de la dématérialisation : transformer les missions des employés, en les débarrassant des tâches manuelles et administratives, pour augmenter la productivité de l’entreprise.

L’un des autres avantages de la signature électronique, c’est qu’elle permet à entreprise de faire plus de business. La finance et l’assurance par exemple ont été parmi les premiers à utiliser la signature électronique, pour une raison simple : c’est un secteur avec beaucoup de contractualisation, ce qui est chronophage. Avant la digitalisation, les clients qui souhaitaient souscrire un contrat recevaient un courrier ou devaient imprimer des documents, qu’il fallait renvoyer. Résultat : deux clients sur trois étaient perdus parce qu’ils oubliaient d’envoyer les contrats, ou qu’ils changeaient d’avis. Aujourd’hui, le tunnel de souscription est entièrement digital, la vente peut donc être finalisée tout de suite. Résultat, sur trois clients qui demandent un contrat, les trois signent. C’est un gain commercial énorme. L’immobilier est passé à la signature électronique pour les mêmes raisons : c’est un secteur dans lequel le nombre de documents à signer est toujours très important.

Enfin, le quatrième gain est écologique. On ne consomme pas de papier, et il y a une économie dans le transport. Mais il y a le revers de la médaille, avec l’obligation légale de conserver les documents : l’archivage nécessite une consommation électrique.  

Y a-t-il des documents qui ne peuvent pas être signés numériquement ?

A priori non. Mais tout dépend des réglementations nationales. Un bulletin de paie électronique, par exemple, est un document réglementé en France, mais pas en Belgique. En France, il y a donc toute une série d’obligations légales, alors qu’en Belgique, on peut simplement l’envoyer en PDF par mail. Il y a des documents réglementés, et d’autres non réglementés, qui diffèrent selon les pays. En France, il y a ainsi différents niveaux de signature requis selon les documents. Des pays bloquent encore la signature électronique pour certains types de documents, mais avec la pandémie, ces obstacles tombent petit à petit.

Selon vous, la signature électronique est-elle plus fiable que la signature manuscrite ?

Beaucoup plus fiable, oui. Imiter une signature c’est très facile : beaucoup d’enfants le font sur leur carnet de notes ! Pour que ce soit plus ou moins équivalent, il faudrait une vérification en face à face avec une pièce d’identité. Mais même une signature avancée me semble plus sûre, quant à la signature qualifiée, elle est quasiment infalsifiable… En réalité à tous les niveaux, la signature électronique me semble plus sûre que la manuscrite.

La signature électronique est-elle piratable ?

Je ne connais pas de cas de signature électronique piratée. Après évidemment, tout est toujours possible. Pour un salon aux Etats-Unis par exemple, j’ai reçu un lien à cliquer dans un mail pour valider un stand. Je me suis dit que c’était très rapide et que si quelqu’un avait mon téléphone, il aurait pu le faire à ma place. Mais en réalité, c’est toujours moins risqué qu’une signature manuscrite, qui peut être copiée en quelques secondes. Il me paraît étonnant qu’on se pose autant la question de la sécurité pour la signature électronique, alors que la contrefaçon d’une signature manuscrite est si facile…

La signature électronique va-t-elle, selon vous, remplacer la signature manuscrite ? 

Oui, je pense, notamment pour garantir les transactions, ce qui est un avantage énorme. La contractualisation est tellement plus sécurisée par ce biais que cela va s’imposer, même lorsque la présence physique est obligatoire. C’est d’ailleurs déjà le cas chez certains notaires : on est sur place, mais la signature électronique est utilisée, car le procédé est beaucoup plus sûr.