Accelya : la facturation électronique au sein du Groupe Yves Rocher

 

La facturation électronique au sein du Groupe Yves Rocher :
un projet d'envergure, et des bénéfices immédiats pour tout le réseau !

 

9 septembre 2013 – Le Groupe Yves Rocher vient de lancer un projet de dématérialisation de ses factures clients. Celui-ci a, dans un premier temps, été déployé auprès des Partenaires magasins France de la Marque Yves Rocher, avec un retour sur investissement obtenu en moins de dix mois. Fort de ce succès, le Groupe envisage de bientôt déployer ce projet à l'international ainsi qu'à d'autres de ses Marques.  

 

Partant d'une réflexion en interne partagée entre la finance et le commerce, le Groupe Yves Rocher s'interroge, fin 2011, sur un possible projet de dématérialisation fiscale de ses factures non seulement en France, mais aussi à l'international.

L’enjeu fort était d'adapter la facturation électronique aux filiales clientes en France, pour obtenir un résultat « zéro papier …. Le projet est alors mené tout d'abord sur la chaîne de magasins Yves Rocher France, représentant plus de 600 magasins, Partenaires en franchise et gérantes, pour un volume annuel de 140 000 factures et 60 000 avis de paiement.

La dématérialisation des factures impliquait ici non pas deux, mais trois acteurs-clés : la Marque Yves Rocher, ses Partenaires magasins, ainsi que leurs cabinets comptables. Avant la dématérialisation, plus d'un demi-million de pages étaient imprimées, représentant du temps d'impression, de tri, mais aussi des ressources, des consommables : les factures étaient expédiées dans les colis de marchandises, avec un décalage d'une semaine. Certaines factures pouvaient même faire l'objet d'un envoi postal pour informer la Partenaire magasin et lui faciliter ses prévisions de trésorerie. La Partenaire recevant ses factures devait ensuite les transmettre à son cabinet comptable. 

Il existait donc une chaîne papier importante entre la Marque émettrice des factures, la Partenaire les recevant puis son cabinet comptable. Ceci occasionnait pertes de factures, demandes de duplicatas, mais aussi parfois une vigilance accrue lors des clôtures des exercices comptables, pour vérifier que la totalité des factures était bien en possession du cabinet comptable.

Les factures clients et fournisseurs sont désormais disponibles sur le portail dès le lendemain de leur création et validation. Il n'y a plus de délai d'attente, les Partenaires magasins ont même une visibilité de leurs factures avant même la réception des marchandises, un point intéressant en termes de contrôle interne. Il n'y a plus d'envoi postal des factures, avec, à la clé, une absence totale de perte de documents, qui neutralise la précédente gestion lourde et coûteuse des duplicatas et relevés de comptes aussi bien pour la Marque Yves Rocher, la Partenaire magasin, que pour son cabinet comptable.