7 idées reçues sur la facture électronique et son archivage

Connaissez-vous bien l’archivage des factures électroniques et ses impératifs ? Une question cruciale alors que la facturation électronique sera obligatoire à partir du 1^er septembre 2026. Pour une mise en place sereine et sécurisée, passons en revue les idées reçues sur les factures, et leur conservation. 

 

1. La facture doit être conservée pendant six ans.

❌ Faux

Au niveau fiscal, « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans », selon l’article L102B du Livre des procédures fiscales.

Mais les factures sont également des documents civils, commerciaux et comptables. A ce titre, elles doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice comptable, selon l’article L123-22 du code de commerce.

Les délais peuvent également être étendus au-delà (à des fins civilistes notamment).

 

2. La facture existe en deux exemplaires identiques : celui du client et celui du fournisseur

❌ Faux

Avec la mise en place de la facture électronique obligatoire, les acteurs sont plus nombreux : la facture d’origine, envoyée au destinataire, peut ainsi être créée par un logiciel de gestion (ERP ou PGI), par un opérateur de dématérialisation (OD), ou par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), puis être réceptionnée sur la plateforme choisie par le destinataire.

Autrement dit, le format de la facture de l’émetteur ne sera pas forcément le même que celui de la facture du destinataire : la question du format s’efface devant la notion du fond, qui reste centrale.

La donnée reste ainsi au cœur de l’origine de la facture et il conviendra d’assurer sur ces données les trois impératifs de la facture électronique : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.

 

3. Il n’y a pas de différence entre le stockage et l’archivage des factures.

❌ Faux

L’archivage ne se résume pas à un simple stockage de fichier. Pour conserver une force probatoire, comme le dispose l’article 289-V du Code général des impôts, « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ».

Dans ce but, l’archivage d’une facture doit donc respecter plusieurs principes : l’intégrité du document archivé, sa disponibilité, sa pérennité, son authenticité, sa lisibilité et sa traçabilité. La norme NF Z42-013 peut permettre de garantir le respect de ces conditions.

 

4. L’archivage de la facture électronique est suffisant.

❌ Faux

Tout dépend de la facture électronique utilisée : si l’entreprise utilise la facture électronique avec un format structuré, aussi appelée échange de données informatisé (EDI), l’archivage doit aussi concerner la liste récapitulative et le fichier des partenaires.

Si c’est la facture signée électroniquement qui est utilisée, il faut conserver la facture évidemment, mais aussi la signature électronique, ainsi que ses éléments de preuves. La FnTC et le CR2PA ont publié un guide sur cette problématique : « Signature électronique : Validation et archivage », disponible sur le site de la FnTC.

Si l’entreprise n’utilise aucune de ces deux méthodes, les devis, les bons de commande, les bons de livraison, les bons de réception font partie de ces documents doivent être archivés pendant dix ans, en format électronique ou papier. C’est ce que dispose l’article 289-VII-1 du Code Général des impôts : « des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ».

Il faut également s’assurer de la traçabilité des données de la facture qui transitent entre les différents acteurs de la réforme (plateformes de dématérialisation partenaire, opérateur de dématérialisation, plateforme publique de facturation), par exemple en conservant les tables et processus de transcodage, voire les fichiers de mapping et de logs de transmission.

Conserver ces différentes données permet de garantir l’intégrité et l’authenticité de la facture électronique. La seule conservation de la facture sur le portail public de facturation (Chorus Pro) ne répond pas à ces impératifs.

 

5. L’archivage n’est qu’un détail dans la mise en place de la facture électronique
❌ Faux

Si une entreprise ne gère pas correctement l’archivage de ces factures électronique, elle s’expose à de multiples risques :

• Si elle ne peut démontrer l’existence d’une facture clients (vente), l’entreprise encourt une pénalité de 50 % des montants facturés (article 1737 du Code général des impôts)
• Si elle ne peut démontrer l’existence d’une facture fournisseurs (achat), l’entreprise risque un rejet de déduction des charges (TVA) (article L55 du Livre des procédures fiscales).
• Si elle n’a pas conservé ses pièces comptables, l’entreprise risque un rejet de sa comptabilité
• En cas de litige commercial, la facture est un document primordial, dont il faut pouvoir prouver l’existence.

 

6. Seules les grandes entreprises ont intérêt à faire appel à un tiers-archiveur

❌ Faux

Avec la mise en place de la facturation électronique obligatoire à partir du 1^er septembre 026, et de l’ensemble des données qui devront être conservées, et selon une procédure garantissant leur force probatoire, toutes les entreprises, peu importe leur taille, doivent se poser la question de l’espace mobilisé, des compétences requises pour la conservation de leurs documents, et donc d’un possible archivage externe.

7. L’archivage électronique coûte cher.

❌ Faux

L’archivage électronique n’est pas tarifé selon le nombre de documents conservés, mais selon la taille de ces documents. Une facture archivée pendant dix années coûte approximativement 0,10 € sur le marché de l’archivage à vocation probatoire.