Questions autour de l'Archivage électronique

FAQ – Archivage électronique

Quelles sont les obligations réglementaires de l’archivage électronique ?

Comme le rappelle le « Vademecum juridique de la digitalisation des documents » publié par la FnTC, du point de vue juridique, il n’existe pas encore de définition de l’archivage électronique.

Selon l’article L. 211-1 du Code du patrimoine, l’archivage est la conservation de « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

Dans le droit privé, la notion d’archivage électronique dans les textes juridiques s’attache plus aux exigences qui sont attendues des documents électroniques « conservés » qu’à une éventuelle approche descriptive des procédés et modalités à mettre en œuvre. Dans le cas d’une facture électronique, l’article 289 du Code général des impôts décrit ainsi « L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ». Plus généralement, l’article 1366 du Code civil dispose : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Que contiennent les textes normatifs de la conservation électronique de documents ?

Il y a deux normes principales, la Z42-020 et la Z42-013.

La norme Z42-020 définit les spécifications fonctionnelles d’un composant coffre-fort numérique (CCFN) destiné à la conservation d’objets numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps.

Mais cela n’est pas à proprement parler de l’archivage électronique, qui est défini dans la Z 42-013. Cette norme énonce un ensemble d’exigences et de recommandations fonctionnelles, organisationnelles et d’infrastructure pour la conception et l’exploitation d’un système d’archivage électronique (SAE). Le texte normatif aborde l’organisation autour des fonctions de l’archivage électronique, le versement, la conservation, l’accessibilité, la communication et la gestion des éliminations, l’interopérabilité du SAE, la restitution et la réversibilité. Cette norme, révisée à plusieurs reprises, la dernière fois en 2020, a été transposée au niveau mondial en 2019, sous le nom ISO 14641-1.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique (CFN) est un espace de conservation sécurisé et réputé inviolable permettant de restituer ce qui y a été déposé sans altération. Le CCFN (Composant Coffre-Fort Numérique) répond à la norme AFNOR NF Z42- 020, c’est un composant intégré dans une application pour y apporter sécurité et vocation probatoire. Les fonctionnalités du composant doivent permettre de déposer, détruire, lire des données et de lister, restituer, vider, contrôler le CCFN, mais aussi d’accéder à des métadonnées de l’objet numérique à conserver (identifiant, déposant, heure de dépôt, empreinte). Le composant coffre-fort numérique doit également respecter des exigences strictes en ce qui concerne l’intégrité des documents déposés.

Qu’est-ce qu’un système d’archivage électronique ?

Le SAE, système d’archivage électronique, (en anglais « digital preservation system » ou Electronic Records Management System (ERMS), va au-delà du simple stockage des données. Il intègre des règles de records management définies par l’entreprise (durée de conservation, typologie des documents, niveau de confidentialité, etc.). Un SAE assure principalement la conservation sécurisée des documents sur des durées définies qui peuvent être très longues. Une des spécificités du SAE est d’assurer la vocation probatoire d’un document. Le SAE doit donc respecter les 4 piliers de l’archivage électronique : respect de l’authenticité du document original, sa fiabilité, son intégrité et son exploitabilité dans le temps.

Que va changer eIDAS v2 pour l’archivage électronique ?

Au niveau européen, la prochaine version du règlement eIDAS intégrera l’archivage électronique parmi les services de confiance.

Il est pour l’instant défini comme un « service assurant la réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques afin de garantir leur intégrité, l’exactitude de leur origine et leurs particularités juridiques pendant toute la durée de leur conservation ».

Un Système d’Archivage électronique de niveau « qualifié » devrait également être reconnu.

Pour en savoir plus, consulter nos guides :