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La signature electronique B2B – Blog Netheos
Ce blog est édité par Netheos, spécialiste de l’onboarding et de souscription digitales.
LA SIGNATURE éLECTRONIQUE B2B : COMMENT SIGNER UN « B » À DISTANCE ?
Signer un nouveau client n’est jamais simple, d’autant plus lorsque l’entrée en relation d’affaire se fait à distance. Cela implique notamment un KYC renforcé (Know Your Customer) si vous êtes listé à l’article L561-2 du code monétaire et financier (banque, établissement de paiement, etc.). Vous devez alors mettre en œuvre deux des six mesures de vigilance complémentaires listées à l’article R561-20 du code monétaire et financier. Pour la signature électronique proprement dite, on parlera plutôt de « ID-Proofing » lorsque l’on vérifiera l’identité du signataire pour que l’acte ait une valeur juridique. Mais le terme KYC étant également utilisé par abus de langage, il convient de préciser que cet article traite bien de l’identification du client à des fins de signature électronique, et non du KYC au sens LCB-FT (Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme) qui fera l’objet d’un article dédié.
En B2B (Business to Business), c’est-à-dire lorsque vos clients sont des professionnels, cette identification est d’autant plus complexe qu’elle nécessite de réaliser celle de l’entreprise (votre client personne morale) et de son représentant (votre signataire personne physique), mais aussi de fournir la preuve qu’un lien contractuel préexiste entre les deux.
Dans notre contexte de signature électronique à distance, et pour préciser cette rapide explication d’une identification B2B, il est intéressant de se référer à la norme ETSI 319-411-1qui sert de base à la mise en œuvre d’une signature électronique avancée au sens eIDAS(règlement européen encadrant la signature électronique depuis juillet 2016). Son chapitre 6.2 sur l’identification et l’authentification (REG-6.2.2-08 et suivants pour les personnes physiques associées à une personne morale) précisant les contrôles à réaliser et les preuves à conserver pour que la signature électronique apporte une valeur juridique à l’acte.
Car au final, une signature électronique B2B n’est rien d’autre qu’une signature électronique ayant bénéficié d’une vérification d’identité B2B. Cela afin de produire un certificat numérique « personne physique » incluant des informations de la personne morale, ainsi qu’un dossier de preuves complet facilement opposable en cas de litige.
La bonne nouvelle à ce stade est que l’ensemble du processus est facilement automatisable à l’aide de solutions telles que Trust and Sign. La vérification du document d’identité du dirigeant complété d’un accès à un registre de sociétés validant sa qualité de mandataire en plus de l’identité de l’entreprise permet d’implémenter un contrôle temps réel global offrant une expérience client optimum sans interruption de parcours. C’est la clé d’un taux de conversion fortement amélioré.
Bien évidemment pour espérer une automatisation à 100% du processus de vente, il n’est pas possible d’accepter la délégation de signature puisque le délégataire n’apparaitra pas sur le KBIS. Ce bémol est à minimiser dans un contexte digital plus efficient que celui du papier. Un dirigeant d’entreprise qui devait être à son bureau et prendre 30 min pour signer 2 exemplaires d’un contrat de 100 pages pourra le faire depuis les gradins du match de foot de son fils en 30 secondes grâce à son smartphone.
La signature électronique B2B a de nombreux avantages et s’associe parfaitement à une vérification automatisée des pièces justificatives pour une expérience client temps réel et une meilleure qualité des dossiers entrants (complétude et conformité).
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