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Courrier, e-mail, EDI : GECITech confie à Esker la diffusion de ses factures clients

Dématérialisation – factures clients – EDI

 

Lyon, le 17 juin 2014GECITech, société spécialisée dans la fabrication de tuyaux et de raccords, a confié à l'éditeur Esker le soin de mettre en place une solution complète de gestion des factures clients suite à la demande de certains clients de recevoir des documents de manière dématérialisée. Outre l'amélioration de son service clients, la solution permet un gain de temps et de performance considérable en interne.

Depuis sa création, la société GECITech, gérait manuellement l'impression, la mise sous pli et l'affranchissement de ses 700 factures mensuelles (1 500 pages). Ce processus mobilisait 3 personnes à plein temps pendant plus d'une journée et demie chaque mois. Afin d'anticiper l'obsolescence de ses outils d'impression et de moderniser ce processus, la société GECITech a fait appel à Esker, en 2012, pour mettre en place un projet d'externalisation de l'envoi de ses factures clients par courrier.

Fort du succès de ce premier projet et pour répondre à la demande de certains clients de recevoir leurs factures au format EDI (principalement des grandes entreprises de l'agro-alimentaire, de la pharmaceutique et de la cosmétique), GECITech a confié à Esker le soin de compléter la solution existante avec l'envoi de factures électroniques et de messages EDI.

« De plus en plus de clients souhaitent passer à la facturation électronique, que ce soit par e-mail ou par flux EDI. Avec Esker, nous avons pris les devants et mis en place un système innovant qui nous permet d'offrir à nos clients, actuels et futurs, un service fiable, rapide et à la pointe de la technologie. Notre objectif est aujourd'hui de supprimer au maximum les documents et les archives papiers au sein de notre entreprise … témoigne Alain Favre, Directeur Général de GECITech.

1 outil, 3 possibilités

GECITech peut ainsi diffuser ses factures clients :

  • Par courrier : Esker assure l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement et la remise en poste des documents ; et ceci de manière totalement transparente et automatisée pour GECITech
  • Par e-mail : la solution Esker diffuse automatiquement les factures par e-mail avec le PDF signé en attachement et met à disposition des clients qui le souhaitent la facture sur un portail dédié
  • Par EDI : un processus est développé sur mesure pour assurer la transmission des factures entre le système comptable du client et celui de GECITech

Quel que soit le mode de diffusion, Esker propose à GECITech un service d'archivage à valeur probante des factures.

La solution d'imprimante virtuelle est également utilisée pour l'envoi d'enquêtes, de publipostages ou de mailing commerciaux.

Une solution alliant performance interne et amélioration de la relation client

  • Réduction des risques d'erreur lors de la mise sous pli et le traitement proactif des erreurs liées aux adresses postales mal libellées
  • Réduction du délai de mise à disposition des factures, pour les factures dématérialisées
  • Des économies sur les consommables, l'entretien des imprimantes mais aussi sur l'affranchissement en bénéficiant des tarifs industriels d'Esker
  • Des gains de temps considérables : la personne en charge de la comptabilité client n'a besoin que de 15 minutes pour gérer toute la facturation du mois contre 3 personnes sollicitées sur 1 jour et demi avant la mise en place de la solution

Mise à disposition de la facture pour consultation par le client sur un portail dédié.

« Les solutions Esker nous permettent d'aller plus loin dans la qualité de service à nos clients. L'immédiateté et la transparence des échanges sont les deux clés qui nous permettrons d'atteindre notre objectif de zéro papier dans le futur … explique Alain Favre avant d'ajouter « Que ce soit nos collaborateurs ou nos clients, toutes les personnes ayant utilisé la solution Esker ont apprécié sa simplicité, son ergonomie et son efficacité ….

GECITech prévoit d'étendre la dématérialisation électronique à l'ensemble de ses clients ainsi qu'à d'autres filiales courant 2014. La société réfléchit également à dématérialiser d'autres flux documentaires critiques.

À propos de GECITech

Depuis de nombreuses années, la société GECITech est spécialisée dans la fabrication de tuyaux flexibles et raccords en acier inoxydables 316L pour des applications alimentaires, pharmaceutiques, biotechnologiques, cosmétiques et industries diverses.

Avec 2 filiales, aux Etats-Unis et au Japon, et un réseau de distribution sur plus de 40 pays, GECITech emploie plus d'une centaine d'employés et réalise un chiffre d'affaires de près de 15 millions d'euros.

À propos d'Esker

Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions d'automatisation des processus documentaires et de dématérialisation des documents de gestion. S'adressant à tous les acteurs de l'entreprise, ses solutions en nuage (Cloud Computing) permettent aux entreprises d'automatiser et de dématérialiser la réception, le traitement et l'envoi de leurs documents : factures fournisseurs, bons de commandes, factures clients, lettres de relances, bulletins de paie, courriers commerciaux et marketing, etc. Esker aide ainsi les entreprises à éliminer le papier et sa manipulation de leurs processus de gestion, tout en améliorant leur productivité, leurs cycles de gestion et leur impact environnemental.

Les solutions d'Esker sont utilisées par plus de 80 000 entreprises dans le monde telles que Adecco, EDF, Entremont, Flammarion, Manpower, Thomson Reuters, Samsung ou encore Whirlpool, ainsi que par des ETI.

Avec un chiffre d'affaires de 41,1 millions d'euros en 2013, Esker se positionne comme le 22ème éditeur de logiciels français selon le classement Truffle 100 France 2014. Esker se classe également au 5ème rang des champions du SaaS selon l'AFDEL avec une croissance de plus de 16% de ses solutions Cloud en 2013, représentant plus de 61% du chiffre d'affaires du Groupe (89% en France).

Couvrant l'Amérique du Nord, l'Europe et l'Asie/Pacifique, Esker est un des éditeurs de logiciels français le plus présent à l'international avec 65% de son chiffre d'affaires réalisé hors de France, dont 41% aux Etats-Unis.

Esker est cotée sur NYSE Alternext à Paris (Code ISIN FR0000035818) et bénéficie du label d'entreprise innovante décerné par Oséo (N° A1209022V).

Contacts Presse – AMALTHEA
-Claire FAUCON – Tel : 04 26 78 27 13 - E-mail : cfaucon@amalthea.fr
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Julie BARBARAS – Tel : 04 26 78 27 12 - E-mail : jbarbaras@amalthea.fr


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